Seiring dengan meningkatnya kebutuhan pencarian kerja dan kelanjutan studi, keberadaan data rekaman studi mahasiswa yang tersimpan dalam Pangkalan Data Pendidikan Tinggi (PD-DIKTI) menjadi semakin krusial. PD-DIKTI berperan sebagai basis data resmi yang digunakan dalam berbagai keperluan akademik dan administratif, termasuk dalam proses seleksi kerja serta pendaftaran program lanjutan seperti Pendidikan Profesi Guru (PPG) atau jenjang pendidikan tinggi lainnya.
Namun, dalam implementasinya, tidak jarang ditemukan permasalahan terkait dengan ketidaksesuaian data, seperti informasi yang tidak lengkap, kesalahan pencatatan, atau bahkan ketiadaan data mahasiswa dalam sistem PD-DIKTI. Untuk mengatasi permasalahan tersebut, Program Studi Pendidikan Guru Madrasah Ibtidaiyah, bekerja sama dengan Unit Pelaksana Teknis (UPT) Pusat Informasi Teknologi dan Pangkalan Data, menyediakan mekanisme penyelesaian bagi mahasiswa dan alumni yang mengalami kendala terkait validitas data akademik mereka. Adapun mekanisme tersebut dirancang untuk memastikan keakuratan dan keterpaduan data guna mendukung keperluan akademik dan profesional para lulusan.
| No | Jenis Perubahan/Perbaikan | Prosedur |
| 1 | Perubahan Data Kelulusan Alumni UIN (Perubahan No. Ijazah, Tanggal Keluar, Periode Kelulusan, IPK) | Kirimkan email ke adminpuskom@uinbanten.ac.id dengan subjek : Perubahan Data Kelulusan (misal : Ijazah tidak terdeteksi di PDDIKTI). Pada email, tuliskan informasi berikut: NIM : Nama : Tangga Keluar (Lulus/Sidang) : Periode Kelulusan : Tanggal SK Yudisium : Nomor SK Yudisium : IPK : Nomor Ijazah : Jumlah Semester : Periode Kelulusan diisi contoh : 2010/2011 Ganjil Jika lulus di bulan Agustus-Desember 2010 Periode Kelulusan diisi contoh : 2010/2011 Genap Jika lulus di bulan Januari-Juli 2011 Tanggal dan Nomor SK Yudisium bisa dilihat di SK yang dibagikan saat Yudisium/Tasyakuran Pada email, lampirkan berkas-berkas (scan) sebagai berikut: 1. Scan KTP 2. Scan Ijazah Terakhir 3. Scan Transkrip 4. Scan Kartu Keluarga Gunakan format nama file, misal: KTP NIM-Nama. Semua berkas DIPISAH (satu file PDF untuk satu berkas, tidak dijadikan satu), berwarna/asli dalam format PDF berukuran maksimal 500 Kb. |
| 2 | Perubahan Data Kelulusan bagi Mahasiswa IAIN yang data-nya ada di https://pddikti.kemdikbud.go.id/ (Perubahan IPK, No Ijazah) | Kirimkan email ke adminpuskom@uinbanten.ac.id dengan subjek : Perubahan Data Kelulusan (misal : Ijazah tidak terdeteksi di PDDIKTI). Pada email, tuliskan informasi berikut: NIM : Nama : Tangga Keluar (Lulus/Sidang) : Periode Kelulusan : Tanggal SK Transkrip: Nomor SK Transkrip: IPK : Nomor Ijazah : Jumlah Semester : Periode Kelulusan diisi contoh : 2010/2011 Ganjil Jika lulus di bulan Agustus-Desember 2010 Periode Kelulusan diisi contoh : 2010/2011 Genap Jika lulus di bulan Januari-Juli 2011 Pada email, lampirkan berkas-berkas (scan) sebagai berikut: 1. Scan KTP (beri nama ktp_nama) 2. Scan Ijazah Terakhir (beri nama ijazah_nama) 3. Scan Transkrip (beri nama transkrip_nama) Semua berkas DIPISAH (satu file PDF untuk satu berkas, tidak dijadikan satu), berwarna/asli dalam format PDF berukuran maksimal 500 Kb. |
| 3 | Perbaikan Data Mahasiswa (nama, tempat lahir, tanggal lahir) | Kirimkan email ke adminpuskom@uinbanten.ac.id dengan subjek : Perbaikan Data Mahasiswa (Tempat Tanggal Lahir Salah). Pada email, tuliskan informasi berikut: NIM : Nama : Nama Ibu Kandung : Tempat Lahir : Tanggal Lahir : Jenis Kelamin : NIK : Pada email, lampirkan berkas-berkas (scan) sebagai berikut: 1. Scan Kartu Keluarga 2. Scan KTP 3. Scan Akta Lahir 4. Scan Ijazah Terakhir 5. Scan Transkrip Jika masih aktif kuliah (termasuk sedang tugas akhir/skripsi), tambahkan informasi: 6. Scan KTM 7. Scan KRS Terakhir 8. Scan KHS Terakhir Semua berkas DIPISAH (satu file PDF untuk satu berkas, tidak dijadikan satu), berwarna/asli dalam format PDF berukuran maksimal 500 Kb. |
Setelah pengajuan melalui surat elektronik (email) diterima, administrator PD-DIKTI UIN Banten akan melakukan proses verifikasi untuk memastikan kelengkapan dan keabsahan dokumen yang dikirimkan. Apabila dokumen telah dinyatakan lengkap dan valid, data akan diteruskan ke PD-DIKTI Pusat dengan mengajukan usulan perubahan sesuai dengan prosedur yang berlaku. Untuk memantau perkembangan status perubahan data, mahasiswa atau alumni disarankan untuk secara berkala melakukan pengecekan melalui platform terkait, seperti dashboard PDDIKTI, Sivil, Aplikasi Verval, atau Info GTK.
Perlu dipahami bahwa kewenangan administrator PD-DIKTI UIN Banten terbatas pada pengusulan perubahan data. Keputusan akhir mengenai persetujuan perubahan berada di bawah kewenangan PD-DIKTI Pusat (Kementerian Riset dan Pendidikan Tinggi). Selain itu, meskipun perubahan telah disetujui dan diperbarui dalam sistem PDDIKTI, proses sinkronisasi dengan platform lain yang bergantung pada data PDDIKTI, seperti Sivil, Aplikasi Verval, dan Info GTK, dapat membutuhkan waktu tambahan. Oleh karena itu, terdapat kemungkinan keterlambatan dalam pembaruan data di sistem-sistem terkait hingga sinkronisasi selesai dilakukan.
